Документы для платежей субподрядчикам autónomo

Когда платите субподрядчику-автономо, главное — сразу понимать, что Hacienda будет смотреть в первую очередь. Не просто «деньги ушли и ладно», а есть ли реальный договор, совпадает ли деятельность исполнителя с тем, что вы оплачиваете, и не пытаетесь ли вы списать расходы на физлицо вместо предпринимателя.

Контракт — основа, без него лучше даже не начинать

Без письменного договора Hacienda почти гарантированно снимет расход. Договор должен быть именно субподряда (contrato de subcontratación), а не просто переписка в мессенджере. В нём прописывают:

• объём работ или услуг,
• сроки,
• стоимость,
• реквизиты обеих сторон.

Если работаете с украинским ФОП 3 группы, в договоре обязательно указывайте его регистрационные данные и код КВЭД. Деятельность ФОП должна прямо соответствовать тому, что вы ему платите. Если платите за разработку сайта, а у человека в выписке только торговля, при проверке это сразу заметят.

Регулярные платежи (раз в месяц или чаще) требуют ещё и дополнительных обоснований. Здесь помогают референсы: акты выполненных работ, переписка с конкретными задачами, скрины этапов. Без этого даже при наличии договора могут посчитать, что это не бизнес-расход, а что-то другое.

Проверка статуса исполнителя

Перед первым переводом стоит убедиться, что человек действительно работает как autónomo, а не как обычное физлицо. Если субподрядчик — физлицо без предпринимательского статуса, расходы Hacienda просто не примет. В таком случае даже идеально составленный договор не спасёт.

Для украинского ФОПа попросите свежую выписку из реестра (не старше месяца) и копию свидетельства. Проверьте, чтобы в ней был именно 3-я группа и нужный КВЭД. Если ФОП недавно сменил деятельность или перешёл на другую группу — это тоже может стать проблемой.

Иногда люди пытаются сэкономить и работать через обычный счёт физлица. В итоге при проверке subcontratistas deducción не проходит. Лучше сразу отсеивать такие варианты, чем потом спорить с налоговой.

Счета-фактуры и их содержание

Каждый платёж должен подкрепляться factura subcontratista. В счёте обязательно:

• данные autónomo,
• его налоговый номер,
• описание услуги, которое совпадает с договором,
• сумма и дата.

Если платите несколько раз в месяц, попросите отдельный счёт по каждому этапу или хотя бы чёткое разделение в одном документе. Общая сумма за месяц без разбивки часто вызывает вопросы при проверке Hacienda субподряд.

Храните счета минимум 4–5 лет. Даже если сейчас всё выглядит нормально, проверка может прийти через пару лет.

Что обычно вызывает подозрения

Hacienda обращает внимание на слишком регулярные и одинаковые суммы без видимого изменения объёма работ. Если каждый месяц уходит одна и та же цифра «за сопровождение», а договор при этом общий — могут попросить дополнительные доказательства реальности услуг.

Ещё один частый момент — когда договор есть, а фактически все коммуникации идут через личные сообщения и без фиксации результатов. В таком случае проще сразу вести хотя бы минимальную переписку в формате задач и подтверждений.

Если работаете с несколькими субподрядчиками, заведите отдельную папку на каждого: договор, выписка, счета, акты. Это сильно упрощает жизнь, когда приходит запрос из налоговой.